Você aprendeu alguns truques sobre como administrar seu tempo, quer tenha aprendido com um chefe, um amigo ou sozinho. No entanto, colocar esses truques em ação é uma história diferente. Você tem que aprender a fazer um cronograma para si mesmo, o que soa tão assustador quanto ser seu próprio chefe. Tire seu chapéu de iniciante e prepare-se para aprender como administrar seu tempo sozinho com esses seis truques!
Deixe espaço de manobra entre seus blocos de tempo
Amigos, conheçam o buffer-time (tempo de reserva). Ninguém deve ter um calendário totalmente empilhado sem tempo para uma pausa. Bloqueie o tempo de buffer em seu calendário entre reuniões e tarefas. Seu eu futuro agradecerá quando seus dias forem mais produtivos e as horas menos cansativas.
Organize-se
Esta é uma grande mudança de vida para algumas pessoas porque os hábitos de organização nem sempre são fáceis. A princípio, pode parecer que você está gastando mais tempo tentando se manter organizado, mas a recompensa vale a pena. Aqui está uma estatística impressionante: em média, os americanos gastam cerca de 2,5 dias por ano procurando por objetos perdidos. Não faça parte dessa estatística! Encontre um lugar para seus pertences e sempre coloque-os de volta onde eles pertencem. Isso vale para arquivos de computador também! Crie um sistema de arquivamento simples e salve novos documentos no local correto.
Faça uso da regra 80-20
Você já ouviu falar no Princípio de Pareto? Também conhecida como regra 80-20, esse princípio diz que você pode fazer 80% do trabalho em 20% do tempo. Da mesma forma, 80% dos resultados vêm de 20% das ações. Pode ser aplicado a muitas coisas na vida, por isso é um ótimo conceito para aplicar ao uso do tempo. Adquira o hábito de observar quais tarefas obtêm mais resultados. Dedique mais tempo a essas ações e elimine algumas das responsabilidades que consomem tempo, mas não produzem os resultados que você procura.
Pare de Esperar
De vez em quando, inevitavelmente, você terá que esperar por alguma coisa: no supermercado, no consultório médico, no trânsito. Em vez de realmente esperar ou usar o telefone para se divertir, faça algo produtivo com o seu tempo. Ouça um podcast que você está morrendo de vontade de experimentar, leia um livro sobre um tópico interessante ou escreva em seu diário. Transforme o tempo de espera em tempo produtivo.
Organize suas tarefas em blocos
Reúna todas as suas tarefas semelhantes. Por exemplo, não verifique seu e-mail toda vez que alguém enviar um ping para você. Se for urgente, vá em frente, mas, caso contrário, defina um bloco de tempo a cada duas horas ou mais para examinar todos os seus e-mails de uma só vez. Isso mantém você focado, que é uma maneira mais eficiente de trabalhar.
Tente fazer menos
Isso pode soar como uma abordagem mais preguiçosa, mas não é. Acredite ou não – assumimos muito mais do que precisamos, o que significa que assumimos mais do que é benéfico para o nosso trabalho. Se você está planejando festas, conversando com seus colegas de trabalho e se envolvendo com a carga de trabalho de outro departamento, pode ter se espalhado demais. Ao fazer isso, você não está ajudando a si mesmo ou a seus colegas. No final, você pode acabar decepcionando as pessoas porque promete demais e entrega de menos.